Il y a quelques mois, Groupama Auvergne-Rhône-Alpes a profité de la transformation de son centre de relation clients, une plateforme téléphonique qui occupe un plateau de 250 mètres carrés au sein du siège régional de Vaise (Lyon IXe), pour tout remettre à plat et imaginer de nouvelles manières de travailler.

"Nous sommes partis d'une feuille blanche pour créer un projet pilote où l'on allait imaginer tout ce que l'on peut mettre à disposition des collaborateurs dans le futur", rapporte Pierre-Laurent Romagnolo, de la direction régionale immobilière de l'assureur.

Ce qui s'est traduit par une petite révolution interne : exit les bureaux fixes et nominatifs classiques, et place au flex office pour les 26 collaborateurs du service. La plateforme téléphonique est désormais divisée en trois zones aux ambiances différentes, chacune consacrée à une activité spécifique. Une pour les appels entrants, une autre pour les appels sortants "avec des assises plus dynamiques", et une dernière réservée aux traitements des e-mails ou à la rédaction de dossiers administratifs.

Plus étonnant, on trouve, au cœur du plateau, un tapis de marche et un vélo d'intérieur tous deux équipés de postes de travail avec clavier, souris et double écran. Incongru dans un open space ?

"Le plateau a été co-construit avec un panel de collaborateurs du service. Ces équipements répondent à une demande des salariés qui désiraient pouvoir faire de l'exercice en travaillant. D'après les premiers retours, le vélo n'est pas très utilisé, mais le tapis de marche fonctionne bien. Certains collaborateurs l'utilisent lorsqu'ils sont au téléphone, pour ne pas rester statiques. Avec ce plateau, nous avons réalisé un prototype des espaces de travail de demain. Certaines innovations sont à ajuster, c'est normal ; d'autres peuvent être mis en place dans le reste du groupe", poursuit Pierre-Laurent Romagnolo.

D'autant que ce dernier rapporte une "hausse de la productivité" du service depuis le réaménagement.

"Après une période d'adaptation, les collaborateurs ont adhéré et les effets sont positifs", affirme-t-il.

Nomadisme croissant

L'exemple de Groupama est un condensé des nouvelles tendances de l'organisation des bureaux : mise en place du flex office, création d'espaces design et multiples pour coller aux besoins des collaborateurs au cours d'une journée de travail, avec une touche "détente" comprenant coin canapé et hamac. Une nouvelle organisation des bureaux où les espaces individuels alloués à chaque collaborateur sont réduits, compensés par une plus large place faite aux espaces collaboratifs ou informels.

"Davantage que la simple volonté d'avoir de "beaux" locaux, les entreprises s'intéressent de plus en plus aux usages qui seront faits des espaces", rapporte Alexandre Behr, le directeur régions de l'agence d'aménagement de bureaux Tétris.

Ce dernier constate que les entreprises impulsant des projets immobiliers ne le font "plus uniquement" sur des critères économiques.

"Il existe une vraie prise de conscience que l'aménagement des locaux doit être en résonance avec le projet d'entreprise global. Un déménagement ou une refonte des locaux sont des opportunités pour initier un changement des organisations et favoriser des pratiques managériales plus transversales ainsi que le développement de l'intelligence collective", poursuit-il.

Une évolution profonde des espaces rendue possible par les transformations du monde du travail. À commencer par le nomadisme croissant des salariés (télétravail à domicile, dans des tiers-lieux, etc.).

"Cela se répercute à l'intérieur même de l'entreprise, constate Odile Duchenne, la directrice générale de l'Observatoire de la qualité de vie au bureau Actineo. Les outils informatiques permettent de travailler partout et tout le temps. Les entreprises, pour qui les budgets "locaux" sont importants, peuvent donc abandonner l'équation "un salarié = un poste fixe" et raisonner différemment. L'aménagement des locaux est un des facteurs de la qualité de vie au travail qui comporte plusieurs variables tels que les ressources humaines, le management, la localisation géographique, l'ambiance interne..."

Attention à l'overdose

Ainsi, le baromètre Actineo 2019 rapporte que les salariés font un lien direct entre l'aménagement des bureaux et des locaux avec leur santé (50 %), leur bien-être (48 %) ou encore leur motivation (43 %). Et si le bureau fermé reste encore la norme (66 % des cas), les espaces collectifs ouverts progressent, notamment sur le modèle "sans bureau fixe" qui concerne désormais 14 % des actifs français.

Tout en étant diversement apprécié, avec, toujours selon le baromètre, un taux d'insatisfaction en flex office plus élevé que dans les open spaces avec place fixe (22 % contre 17 %).

"On remarque que les salariés sont toujours attachés aux bureaux fixes individuels, mais qu'ils veulent bien s'ouvrir aux bureaux partagés à condition que l'environnement soit bien réalisé. Et j'ai déjà vu des entreprises faire marche arrière après avoir créé des espaces très innovants, mais mal adaptés aux besoins de leurs collaborateurs, ce qui pouvait entraîner de l'insatisfaction et de l'irritabilité", témoigne Odile Duchenne.

Dirigeant du cabinet spécialisé en immobilier d'entreprise Lyon Omnium, Frédéric Berthet constate, lui aussi, certaines limites aux aménagements à la mode :

"Il ne faut pas être naïf : les entreprises ont développé l'open space avant tout pour faire des économies. C'est simple, cela permet d'installer, sur la même surface, le double de collaborateurs comparé à des bureaux fermés. Mais le tout open space a montré ses limites, notamment en termes de bruit et de manque de confidentialité. On observe donc un léger retour du cloisonnement. L'excès n'est jamais bon, il faut trouver le juste équilibre."

Un juste équilibre que cherche justement à trouver le groupe Bobst, spécialisé dans la conception de machines industrielles à destination des fabricants d'emballages. Jusqu'alors réparti sur deux sites de l'agglomération lyonnaise, le groupe va rassembler, début 2020, ses 750 collaborateurs à Bron dans un nouveau bâtiment, en cours de construction. Et, pour les 550 salariés des bureaux, le changement s'annonce important.

"Nous allons passer d'un site des années 1960 avec des bureaux individuels à des espaces déstructurés de type coworking", explique Adrien Fournier, le chef du projet de déménagement.

Une transition qui se veut en douceur en laissant le choix, aux différents métiers du groupe, entre bureaux attribués et flex office. Résultat : environ la moitié des salariés vont prochainement découvrir le flex office.

"Il existe encore des bureaux attribués, mais qui pourront passer en flex office dès que les collaborateurs le souhaitent. Tous les salariés sont désormais équipés d'un ordinateur portable et disposent de caissons personnels à roulettes et de casiers fermés pour mettre leurs affaires. Tout a été imaginé pour pouvoir évoluer dans le futur", détaille Adrien Fournier.