Souhaité par le gouvernement, le « choc de simplification » est en marche. La Déclaration Sociale Nominative entrera en vigueur au 1er janvier 2016, substituant une seule déclaration mensuelle à plus d'une trentaine actuellement effectuée aujourd'hui par les entreprises. S'ajouteront par ailleurs les signalements événementiels liés aux fins de contrats et aux arrêts maladie. Si les bénéfices attendus sont multiples, il s'agit d'une véritable transformation des services Paie qui doit être réalisée au cours des dix-huit prochains mois. Une échéance à laquelle les entreprises doivent se préparer dès maintenant.

Une mutation profonde

Les services Paie n'ont pas connu une telle mutation depuis la mensualisation des salaires en 1978. La mise en place de la Déclaration Sociale Nominative - DSN - au 1er janvier 2016 modifie profondément les pratiques des services Paie en redéfinissant le calendrier déclaratif. Beaucoup d'entreprises l'ont compris et elles sont de plus en plus nombreuses à se mobiliser autour du projet pour mettre en place le nouveau processus déclaratif.
Un choc d'organisation et de transformation.

Dix-huit mois, cela peut paraître long mais il s'agit d'un projet de grande ampleur avec un impact important sur l'organisation des services RH. La DSN représente en effet deux chocs potentiels pour l'entreprise et plus particulièrement son service Paie :

• un choc de transformation : le rythme des déclarations actuelles offre une certaine flexibilité puisque les entreprises disposent de la déclaration annuelle pour corriger les éventuelles erreurs et s'assurer de la cohérence de l'ensemble des déclarations effectuées tout au long de l'année. Avec la DSN, cette « flexibilité » disparait et exige que les informations déclarées soient fiables, et donc contrôlées en temps réel.
• un choc d'organisation, plus ou moins important selon la structure en place. Plus les processus déclaratifs sont gérés séparément de la paie, plus la réorganisation du service va être importante pour réconcilier ces deux tâches, ce qui devra être accompagné pour redéfinir les missions de chacun.

Trois phases pour réussir le déploiement

La mise en place de la DSN a été conçue de manière graduelle, autour de trois phases pour permettre aux entreprises de revoir leur organisation, roder leurs processus et fiabiliser leurs données. La première phase, qui se déroule jusqu'à l'automne, offre un cadre idéal pour mener un audit et anticiper au mieux le niveau d'adaptation nécessaire. Elle ne comporte par ailleurs aucune contrainte particulière, puisque l'URSSAF n'interviendra au sein de la DSN qu'avec la deuxième phase, à partir d'octobre prochain.
Ce calendrier devrait cependant s'accélérer avec l'introduction par le gouvernement en mai prochain d'une obligation intermédiaire qui devrait concerner les entreprises de plus de 300 à 400 collaborateurs. Si elles n'ont pas encore lancé le projet, elles devront alors récupérer leur retard tout en gérant une charge de travail supplémentaire liée à la coexistence, jusqu'à fin janvier 2016, d'un double système déclaratif : le processus existant et la montée en charge de la DSN.

Anticiper pour tirer le meilleur parti de la DSN

Véritable projet structurant pour les services Paie, la DSN permettra d'optimiser les tâches administratives des services Paie pour leur redonner un rôle d'accompagnement et de conseil en interne, que ce soit en terme de pilotage de la masse salariale, d'écoute et d'explication des collaborateurs au niveau de la paie... Plus largement, la DSN va bénéficier à l'ensemble des parties prenantes au processus déclaratif, y compris les collaborateurs dont les droits seront mieux pris en compte. Les dix-huit prochains mois seront cruciaux pour le bon déploiement de la DSN. Autant en profiter pour que la transition du 1er janvier 2016 soit la plus douce et la plus simple pour tous.