Généreux lorsqu'il s'agit d'accompagner les personnes âgées, les conseils départementaux récupèrent une partie du montant des aides qu'ils ont accordé lors du décès des bénéficiaires. Très formalisée, cette procédure est effectuée par les notaires qui, lors de l'ouverture d'une succession, sont tenus d'interroger les services du Département afin de savoir si le mécanisme de recouvrement des aides sociales doit être activé. Dans le Rhône, ces démarches seront désormais effectuées par l'intermédiaire d'un service numérique. Une première en France.

Fiabiliser et améliorer le service

En optant pour la dématérialisation, les services du Département entendent d'abord fournir aux notaires une information plus rapide et plus fiable.

"Auparavant, les notaires nous interrogeaient par téléphone ou par courrier. Nous recherchions les informations, puis nous les leur transmettions par courrier. Il fallait compter entre deux semaines et un mois", retrace Stéphane Collet, directeur des usages numériques au conseil départemental.

Désormais les notaires n'ont qu'à se connecter à l'application "Rhône+Notaires" pour formuler leur demande et recevoir une réponse immédiate. "Nous allons gagner beaucoup de temps", anticipe Maître Jean-Christophe Hoche, président de la chambre des Notaires du Rhône. Pour éviter toute intrusion malveillante, chaque étude notariale dispose de ses propres codes d'accès et chaque requête est enregistrée afin de permettre la traçabilité des demandes et des réponses.

Réaliser des économies

Du temps, les services du département vont également en gagner. Un emploi affecté à ces recherches a déjà pu être redéployé sur un autre service.

"Chaque fois que nous pourrons mettre en place des outils de dématérialisation, nous le ferons", assure Christophe Guilloteau, président du conseil départemental.

Il voit dans ce service, entièrement développé en interne, un moyen non seulement de fiabiliser l'échange d'informations, mais aussi de réaliser des économies. Disponible sur le département du Rhône, mais également accessible aux notaires installés sur le territoire de la Métropole, ce service pourrait rapidement essaimer. Tel est en tout cas le souhait de Christophe Guilloteau qui entend présenter son innovation à ses collègues dans le cadre de l'Assemblée des Départements de France.